En lo que corresponde a todo el proceso licitatorio hay una etapa fundamental y que lleva por nombre “Junta de Aclaraciones”, que corresponde a la etapa en la que la autoridad convocante responde de forma clara las dudas y planteamientos de los licitantes relacionados con los aspectos contenidos en la convocatoria.
Resulta importante precisar que la convocatoria a una licitación es realizada de forma unilateral por la autoridad, por lo que las especificaciones, requisitos y características de los bienes a comprar son fijados de antemano conforme a sus necesidades; lo que no implica que las dependencias compren los mejores productos, ya que existen en el mercado bienes que pueden superar las expectativas de compra de las dependencias por su alta calidad y precio competitivo.
Las empresas que vendan productos similares a los requeridos, aunque no cumplan al pie de la letra con las especificaciones solicitadas, no deben sentirse excluidas si sus productos satisfacen las necesidades de las dependencias, de ahí que la junta de aclaraciones resulte trascendental para cuestionar las especificaciones establecidas y el porqué no se da una apertura en las mismas que permitan la entrada de bienes que de igual forma satisfacen las necesidades de la dependencia, siempre a un precio adecuado.
Lo mismo sucede con todos aquellos documentos y requisitos que pudieran prestarse a limitar la participación de otros licitantes, en este punto es importante precisar que los actos de la convocante debe estar fundados y motivados, es decir, las respuestas que se den a los cuestionamientos planteados formarán parte de la convocatoria y deberá ser considerada por los licitantes en la elaboración de su proposición, por lo que necesariamente deberán contar con una razón o sustento legal que permita a la convocante responder de forma positiva o negativa a un cuestionamiento que implique una modificación a la convocatoria, caso contrario estaríamos a un acto de autoridad ilegal al no justificar el porqué de sus respuestas, siendo en su caso procedente interponer el medio de defensa que proceda.
En el caso federal las personas que pretendan solicitar aclaraciones a los aspectos contenidos en la convocatoria, deberán presentar un escrito, en el que expresen su interés en participar en la licitación, por si o en representación de un tercero, manifestando en todos los casos los datos generales del interesado y, en su caso, del representante.
Las solicitudes de aclaración, podrán enviarse a través del sistema de compras federales (COMPRANET) o entregarlas personalmente dependiendo del tipo de licitación de que se trate, a más tardar veinticuatro horas antes de la fecha y hora en que se vaya a realizar la junta de aclaraciones.
Si al concluir cada junta de aclaraciones existiera la necesidad de celebrarse otras, podrá señalarse la fecha y hora para su celebración, considerando que entre la última de éstas y el acto de presentación y apertura de proposiciones deberá existir un plazo de al menos seis días naturales. De resultar necesario, la fecha señalada en la convocatoria para realizar el acto de presentación y apertura de proposiciones podrá diferirse.
De cada junta de aclaraciones se levantará acta en la que se harán constar los cuestionamientos formulados por los interesados y las respuestas de la convocante, recuerde siempre deberán ser otorgadas de forma fundada y motivada, entendiéndose por lo primero que ha de expresar con precisión el artículo de la ley aplicable y, por lo segundo, que también deben señalarse, con precisión, las circunstancias especiales, razones particulares o causas inmediatas que se haya tenido la convocante en consideración para la emisión de su respuesta; siendo necesario, además, que exista concordancia entre los motivos aducidos y los artículos de ley que considere aplicables, caso contrario y si siente que es objeto de un acto injusto o ilegal seria procedente una inconformidad.
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